Planeje com antecedência para um evento de sucesso.
Você pode ser bom em fazer milagres no local de trabalho no último minuto, mas um evento de escritório não deve ser um deles. Colocar em um assunto de qualidade requer planejamento detalhado, bem como tempo suficiente para criar um produto final que reflita todo o trabalho árduo que você e sua equipe investem. Se você está organizando um evento de escritório, não procrastine, pois para a opinião pública - o tempo voa quer você esteja ou não se divertindo.
Conte o custo
Conte as moedas no banco da empresa antes de organizar o evento do seu escritório, para ter uma idéia do que você pode e não pode pagar. Peça ao seu supervisor ou departamento de finanças uma descrição dos fundos alocados, para ter certeza de que você não está planejando um evento black-tie com um orçamento para sapatos de ginástica e jeans.
Reúna sua equipe
Reúna sua equipe de planejamento de eventos para um meet and greet informal e dê aos membros um breve resumo da tarefa em mãos. Forneça a todos na reunião uma descrição por escrito do evento (incluindo o objetivo e o público-alvo), o orçamento proposto e os números de telefone e endereços de e-mail de todos os envolvidos. Envie seus membros para fora com uma tarefa de casa: Pense muito sobre como tornar o evento um sucesso e volte para a próxima reunião com ideias para compartilhar.
chuva de ideias
Realize uma longa sessão de brainstorming para ouvir as sugestões e comentários de cada pessoa, não importa o quão louco ou forçado. Nenhuma censura é permitida - o objetivo é simplesmente lançar ideias e ver o que acontece. Escreva cada ideia em um quadro branco ou quadro-negro que todo o grupo possa visualizar, para manter todos ativamente envolvidos no processo. Depois, considere se cada ideia é viável ou não, e reduza suas opções até que você estabeleça um curso de ação realista.
Passar papéis
Agora que você planejou os detalhes do evento, precisa decidir quem executará esses detalhes. Atribuir papéis para cada membro da equipe - por escrito - para que cada pessoa seja clara sobre o que ela deve fazer. Não atribua as tarefas aleatoriamente ou com base unicamente nas preferências do membro da equipe. Junte as pessoas com trabalhos que melhor se ajustem às suas personalidades e pontos fortes profissionais - não dê a Sally a tarefa de conseguir os contratos de espaço do evento assinados a tempo se notar que ela está atrasada para o trabalho, e não peça a Susan para lidar com a mídia e promoções, se você ver que ela é uma solitária introvertida.
Crie uma linha do tempo
Um cronograma passo a passo é essencial para organizar e executar o evento do seu escritório. Retroceda desde o dia do evento para decidir quanto tempo você tem para planejar e prazos associados. Exemplos de perguntas a considerar: Quando precisamos pagar para reservar o espaço? Quanto tempo decorará o espaço? Em quanto tempo precisamos ter o menu planejado, finalizado e pago? Com que antecedência precisamos reservar um palestrante ou outro tipo de entretenimento? Precisamos providenciar transporte de ida e volta do evento? Haverá assentos ou não - e, em caso afirmativo, somos obrigados a fornecer as cadeiras? Imponha (e cumpra) prazos reais e artificiais para evitar que seu time se apresse em um pânico cego no último minuto.
Reuniões regulares
Depois que sua equipe estiver executando suas tarefas individuais, realize reuniões periódicas para atualizar a equipe sobre o andamento do projeto e resolver quaisquer problemas que possam ter surgido. Escolha o cérebro dos outros para sugestões, soluções e apoio moral.
