Mantenha suas anotações à mão ao redigir seu memorando para garantir que você não omite nada
O memorando entre escritórios pode soar como uma formalidade abafada, mas Pode ser a sua melhor aposta para passar a palavra aos colegas de escritório sobre uma próxima reunião ou um novo projeto empolgante. É menos formal do que uma carta de negócios, felizmente curta e fácil de escrever e enviar a partir de sua área de trabalho. O formato padrão é claro e fácil de seguir: Comece com cabeçalhos de rotina e forneça as informações substanciais em alguns parágrafos concisos. Salve seus documentos mais longos, como relatórios detalhados ordenados pelo seu chefe, para usar como anexos.
Mantenha a tradição quando se trata do formato. Abra seu memorando com as linhas de cabeçalho usuais; mantenha-os nivelados com a margem esquerda e duplique-os. Na linha "Para", inclua os nomes de todas as pessoas que você está escrevendo, para que todos saibam quem mais conseguiu. Se os seus destinatários de memorando forem um grupo reconhecido, basta usar o nome do grupo - "Departamento de marketing pessoal", por exemplo. Coloque seu nome completo na linha "De" e adicione a data em que você está escrevendo a nota na linha "Data".
Complete a seção do cabeçalho da sua nota com a linha "Assunto". Este é o tópico ou propósito do memorando, e deve ser imediatamente claro para o seu público. Use um idioma específico na linha de assunto: "Números de Vendas do Terceiro Trimestre" é mais informativo para os destinatários da nota do que "Informações de Vendas".
Escreva os parágrafos da sua nota em estilo de bloco, nivelados com a margem esquerda. Informe seus leitores imediatamente se o memorando for uma resposta ao pedido de informações de um supervisor ou solicitado por um evento ou uma nova política. Use uma frase de introdução como "De acordo com a discussão da reunião da semana passada ..." ou "Esta nota aborda o pedido da administração para detalhes da Fase 3 do projeto Smith." Use o primeiro parágrafo para apresentar o tópico, fornecendo um breve histórico, se necessário
Escreva dois ou três parágrafos informativos concisos com sua mensagem principal. Se os gráficos estiverem incluídos, mencione-os no texto para que fique claro para os leitores o que o gráfico representa. Termine o memorando com quaisquer ações ou expectativas de acompanhamento necessárias, como: "Esteja preparado para discutir o status dos esforços de sua equipe no projeto Smith com o chefe em uma reunião na segunda-feira na sala de conferência."
Na parte inferior da a nota, lista todos os anexos que você está incluindo com o memorando - então não se esqueça de anexá-los.
Revise sua nota e faça quaisquer correções antes de enviá-la para todos verem. Não esqueça de imprimir uma cópia para seus arquivos. Antes de distribuir cópias em papel do memorando, escreva suas iniciais após o seu nome digitado na linha "De" no topo.
