Evite escrever e-mails com pressa para ter tempo de lê-los antes de enviar.
O e-mail tornou-se um dos principais meios de comunicação para as empresas, e pode ser a única forma de muitos clientes e colaboradores se comunicarem com você. Portanto, a imagem profissional que você apresenta nos e-mails é importante. Levar alguns momentos para refletir sobre o contexto de cada e-mail pode impedir que você cometa erros embaraçosos e o ajude a refletir uma persona positiva para as pessoas que podem estar tomando decisões por aumentos e promoções.
Responda a um e-mail dentro de 24 para 48 horas de recebimento, dependendo da prioridade e do esforço exigido em sua resposta. No entanto, não responda a um email se a ação não for necessária. Inundar caixas de entrada das pessoas com e-mails, nada mais do que, "Entendi. Obrigado." pode causar a perda de outros e-mails com informações importantes ou ações necessárias.
Inclua uma saudação e saudação em seu e-mail. Eles ajudam a definir, de relance, quem enviou o e-mail e quem é o destinatário principal. Isso se torna importante à medida que mais pessoas são incluídas nas conversas por e-mail. Para pessoas que você não conhece bem, use uma saudação mais formal como "Caro Dr. Jones" ou "Querida Sarah Smith". Você pode encurtar isso para um primeiro nome à medida que desenvolve um relacionamento profissional com o destinatário. Da mesma forma, feche com uma saudação mais formal, como "Atenciosamente" ou "Atenciosamente". Você pode omitir isso e simplesmente assinar seu nome em e-mails menos formais.
Inclua uma assinatura profissional incluindo seu cargo, divisão e informações completas de contato.
Não "responda a todos" quando houver destinatários de cópia oculta - "bcc" - sem primeiro obter a permissão do remetente original.
Escreva o corpo do seu e-mail de maneira concisa, limitando-se a alguns breves parágrafos. Anexe informações adicionais como anexos de arquivos de e-mail. Use linguagem profissional, evitando o uso de jargão, emoticons, pontos de exclamação, gírias ou abreviaturas inexplicáveis. Inclua linhas em branco entre os parágrafos para facilitar a leitura.
Indique quando há anexos incluídos em seu e-mail ou quando você adiciona outros destinatários. Por exemplo, "Anexei os resultados do último trimestre como uma planilha do Microsoft Excel" ou "Depositei a contabilidade de Deborah Smith para trazê-la para o loop das questões orçamentárias".
Nunca inclua informações confidenciais ou proprietárias em um e-mail.
Ponta
- Alguns programas de e-mail podem ser formatados para incluir automaticamente uma assinatura com suas informações de contato. Isso pode ser excluído para economizar espaço quando não for necessário.
