Assista a detalhes administrativos para garantir reuniões de projeto bem-sucedidas.
Como gerente de projetos, o gerente de projetos confia em você para ajudar a alcançar o sucesso do projeto. Você usa seu trabalho em equipe e habilidades de comunicação para garantir que o projeto seja concluído no prazo e dentro do orçamento. Seu título oficial pode variar de um projeto para outro. Você pode ser chamado de diretor de suporte de projeto, assistente de projeto ou gerente de projeto assistente. Seja qual for o seu título, você precisa mostrar excelentes habilidades administrativas e habilidades tecnológicas.
Reuniões do Projeto
Os diretores do projeto devem se reunir regularmente com o gerente do projeto para analisar o progresso da equipe e discutir futuras tarefas. Você terá problemas de comunicação com o gerente de projeto assim que os notar. Sua função pode incluir organizar reuniões com os membros da diretoria do projeto, que têm responsabilidade geral pelo sucesso do projeto. Você faz arranjos bem antes do dia da reunião. Organize as salas de reuniões e lanches apropriados, entre em contato com os participantes e anote os que não puderem comparecer. Envie-lhes informações relevantes, incluindo agendas, documentos, relatórios e apresentações, e participe de cada reunião para tirar atas.
Documentos
Os documentos do projeto acompanham o progresso de um projeto em todos os estados, desde o início até todas as atividades até o conselho do projeto aceita o produto final. Esses documentos mantêm o projeto organizado e sob controle, observa Prince2.com. Sua função pode incluir o arquivamento de todos os documentos do projeto na biblioteca do projeto, verificando se cada um é preciso e foi aceito pelo gerente de projeto
Riscos
O gerente de projeto mantém uma lista de possíveis perigos para o projeto, observando em um documento chamado registro de risco. Seu trabalho como oficial de projeto é identificar os itens que você acha que devem ser incluídos. Discuta o registro nas reuniões da equipe e nas reuniões do conselho do projeto. Mencione quaisquer novos riscos identificados pelo gerente e sugira maneiras de melhorar a situação. Ajude a manter os custos do projeto sob controle, observando os problemas em sua área de trabalho que podem causar aumento de custos e alertando o gerente de projeto.
Cronogramas
O cronograma do projeto define os detalhes do projeto, incluindo prazos para cada tarefa do projeto . Certifique-se de concluir qualquer tarefa que o gerente lhe forneça dentro do prazo acordado. Verifique regularmente se todos os prazos ainda são possíveis e relate quaisquer atrasos assim que possível.
Comunicação
O trabalho em equipe pode ser vital para um projeto bem-sucedido. Como um membro importante da equipe do projeto, mantenha um bom relacionamento com seus colegas, verificando se todos compreendem as tarefas e se é possível concluí-los no prazo. Esteja alerta para quaisquer problemas pessoais ou profissionais que surjam na equipe, ajudando a resolvê-los sempre que possível e alertando o gerente do projeto se eles puserem em perigo o projeto.
