E-mail etiqueta é necessária no local de trabalho ..
A comunicação eficaz ajuda a criar confiança e respeito entre os colegas de trabalho. Também pode ajudar a criar um ambiente de aprendizado e ajudar as equipes a alcançar metas. E-mail é uma maneira rápida de se comunicar e tornou-se parte integrante da interação diária no trabalho. É essencial que os indivíduos observem algumas regras de etiqueta antes de enviar um e-mail, para que o receptor entenda o significado pretendido da mensagem. Os empregadores devem ensinar aos funcionários uma etiqueta de e-mail adequada para garantir que todos os e-mails enviados sejam profissionais.
Fornecer treinamento em etiqueta de e-mail. Inclua este treinamento para todos os indivíduos contratados para trabalhar na empresa. Estabelecer as regras básicas para toda a correspondência da empresa. Peça aos funcionários para aprender as regras e exibi-las no quadro de avisos da empresa.
Realize seminários instrutivos sobre como construir um email profissional. Forneça exemplos de emails corretos e incorretos. Por exemplo, forneça e-mails que não sejam endereçados corretamente e usem gírias, além de fornecer e-mails com estrutura perfeita.
Envie dicas contínuas sobre etiqueta de e-mail no boletim informativo da empresa ou dicas de e-mail uma vez por semana. Os funcionários lembrarão de dicas e truques mais fáceis se os receberem alguns de cada vez, em vez de um documento longo.
Discuta o tom adequado dos emails. Evite gírias e frases regionais. Nem todo mundo que lê um e-mail o fará da mesma maneira se contiver linguagem não profissional. E-mails devem ser exatos e chegar ao ponto.
Explique o objetivo dos e-mails e quando os e-mails devem ser usados ou quando as reuniões devem ocorrer. Normalmente, os e-mails devem ser limitados a uma tela. Se for mais longo e contiver vários problemas, é melhor discutir os problemas cara-a-cara.
Ensine os funcionários a configurar uma assinatura de e-mail com as informações da empresa. Mantenha todos os emails dentro do uniforme da empresa para uma aparência mais profissional.
Definir regras sobre o uso de e-mail pessoal no trabalho. Muitos empregadores permitem alguns e-mails pessoais. Certifique-se de que os funcionários mantenham os e-mails pessoais no mínimo. Isso também deve ser detalhado nas políticas e procedimentos da empresa.
Peça aos funcionários para verificar a ortografia e gramática antes que eles atinjam o envio. Basta ler o e-mail uma vez para verificar se há erros e, em seguida, usar os recursos de verificação ortográfica no aplicativo de e-mail. Enviar um email com vários erros reduz a credibilidade. Isso é especialmente verdadeiro ao enviar um email para um cliente.
