Permita que os funcionários saibam que você monitora seus e-mails para garantir que tudo fique profissional.
Embora a Internet possa melhorar a produtividade de sua empresa, ela também pode ser abusada. As políticas de uso da Internet ajudam a definir o comportamento online aceitável e limitam a responsabilidade da empresa quando ações inadequadas são tomadas. Por exemplo, um funcionário que envia e-mails indecentes através do servidor de e-mail da empresa pode expor a empresa à responsabilidade. As políticas devem dar aos funcionários uma direção clara sobre como o acesso à Internet da empresa pode ser usado.
Utilização aceitável
As políticas de uso aceitável são a espinha dorsal da maioria dos padrões de tecnologia no local de trabalho. Eles descrevem o que os funcionários podem e não podem fazer na Internet. Por exemplo, os funcionários não têm permissão para acessar sites ilegais ou inadequados, como jogos de azar ou pornografia. Se os funcionários estiverem visitando esses sites, a empresa poderá ser responsabilizada em quaisquer processos judiciais resultantes, embora os funcionários que assinem políticas de uso aceitável ajudem a reduzir esse passivo. Tais políticas ajudam os funcionários também, como protegê-los de terem que ver pornografia se outro membro da equipe constantemente olhar para pornografia e tentar mostrá-lo a outros funcionários. Essas políticas também devem descrever claramente quanto tempo pessoal os funcionários podem gastar usando a Internet da empresa e quais sites são aceitáveis, como e-mail pessoal ou sites de redes sociais. A quantidade de tempo varia de acordo com a empresa. Uma empresa de marketing criativa pode permitir que os funcionários naveguem na Net aleatoriamente em busca de ideias, enquanto uma empresa de segurança da informação pode não permitir o uso pessoal da Internet. Monitorar periodicamente o uso da Internet pelos funcionários ajuda a garantir que as políticas sejam seguidas.
E-mail abre a porta para o abuso, a menos que você tenha políticas rígidas. Ao contrário das conversas cara-a-cara ou telefônicas, há um nível de separação quando você envia um e-mail para alguém. A conveniência do e-mail torna-o necessário no local de trabalho, mas sua política de uso da Internet deve abordar a maneira correta de usar o e-mail. Os funcionários devem usar contas de e-mail de trabalho estritamente para comunicação de trabalho, não para comunicação pessoal. A política deve especificar itens que são inaceitáveis em e-mails, como comentários sexuais ou palavrões, bem como comentários negativos sobre a empresa ou colegas de trabalho. Os e-mails geralmente são armazenados em backup e armazenados por anos, deixando um rastro se um comportamento inadequado for relatado. Deixe os funcionários saberem que seus e-mails podem ser monitorados. Isso ajuda a garantir que os funcionários não façam a empresa parecer ruim para os clientes externos e podem limitar o assédio interno.
downloads
Baixar arquivos da Internet ou de e-mails requer um conjunto estrito de regras. Se um funcionário acidentalmente baixa um vírus, ele pode infectar todo o sistema da empresa. As políticas de uso da Internet devem ser muito claras sobre quais arquivos são aceitáveis para download, quais sites e o procedimento adequado. Por exemplo, salvá-lo na área de trabalho em vez de abrir um arquivo diretamente de um e-mail pode executá-lo através de um software antivírus durante o download.
Consequências
Os funcionários precisam saber o que pode acontecer com eles se não seguirem as políticas de uso da Internet. Um cronograma padrão de repreensão, como uma advertência verbal para uma primeira ofensa básica seguida de uma advertência por escrito sobre a segunda ofensa e a demissão para a terceira, dá aos funcionários uma clara expectativa das conseqüências. Muitas empresas incluem penalidades mais severas para o que consideram ofensas maiores, como e-mails de assédio sexual enviados de um computador no local de trabalho. Por essas ofensas, o empregado pode ser demitido na primeira ofensa. Cada funcionário deve assinar a política para provar que entende o uso aceitável da Internet da empresa. O abuso da Internet pode tornar o ambiente de trabalho desconfortável para os funcionários que precisam lidar com outras pessoas que gastam seu trabalho on-line ou visitam sites inadequados à vista dos outros. Colocar as políticas de uso em vigor estabelece as mesmas expectativas para todos os funcionários para torná-los mais produtivos e mais confortáveis no local de trabalho.
