Os coordenadores da conferência asseguram que os eventos transcorram sem problemas.
Os coordenadores da conferência gerenciam todas as atividades que tornam uma conferência bem-sucedida. Eles escolhem oradores e apresentadores, comercializam o evento e fazem todos os arranjos para palestrantes e delegados. Os coordenadores organizam conferências para empresas, instituições profissionais e acadêmicas, editoras e grupos políticos. Eles medem o sucesso de seus eventos pelo número e qualidade de delegados que atraem e o feedback dos participantes
Palestrantes
Os coordenadores trabalham com os organizadores da conferência para desenvolver um tema e programa para o evento. Como coordenador, você deve identificar palestrantes que possam abordar tópicos que interessem ao público e convidá-los a participar. Para conferências acadêmicas, você pede aos palestrantes que submetam trabalhos para avaliação. Para conferências de negócios, você solicita aos palestrantes detalhes de suas apresentações para que você possa promover o evento a possíveis participantes. Você também deve identificar as pessoas que podem participar das mesas-redondas e selecionar um apresentador que apresente cada palestrante e forneça os links durante a conferência.
Agendar
Quando você tiver detalhes sobre os tópicos dos palestrantes, prepare um cronograma , alocando um tempo para cada palestrante e colocando as apresentações em ordem de execução. Um coordenador deve categorizar os tópicos mais importantes como apresentações principais e dar-lhes posições importantes no cronograma, como abrir ou fechar apresentações. Você aloca tempo durante a conferência para sessões em que grupos de delegados podem se reunir para discutir tópicos de interesse para eles. Intervalos para bebidas e almoço também precisam ser incluídos no cronograma
Local
Se você não estiver operando a partir de uma base permanente, como uma universidade ou um centro de conferências, deverá selecionar um local para o evento. O local deve ser acessível para os delegados que o evento precisa atrair. Se a conferência é atraente para um público nacional ou internacional, você deve selecionar um local próximo a um grande aeroporto. Espaços para conferências locais ou regionais têm de ser facilmente acessíveis por via rodoviária ou ferroviária. Para conferências que duram vários dias, você também deve levar em consideração as acomodações para os delegados.
Promoção
Para atrair o número máximo de delegados, um coordenador da conferência deve promover a conferência. Usando bancos de dados de participantes e prospectos anteriores, você libera os detalhes iniciais da conferência por e-mail e direciona as pessoas para um site. O site da conferência deve fornecer informações sobre o local, organização de viagens, palestrantes e tópicos. Ele deve incluir um recurso de registro on-line e um fórum para os delegados postarem comentários sobre o evento. No período que antecede a conferência, o coordenador deve continuar a enviar e-mails aos possíveis candidatos que não se registraram, liberando atualizações sobre os oradores e oferecendo incentivos para o registro.
Instalações
O coordenador da conferência deve verificar o local para assegurar que todas as facilidades para a conferência. O equipamento de apresentação e as telas devem ser verificados e os assentos organizados para o número previsto de delegados. Você organiza a restauração e verifica se a equipe do local está totalmente ciente de seus deveres. No dia do evento, você mantém contato com os apresentadores, palestrantes e a equipe do evento para garantir que a conferência esteja funcionando conforme o planejado. Se necessário, o coordenador deve ajustar o cronograma para manter a continuidade e terminar no prazo
Pós-evento
Após a conferência, o coordenador solicita aos delegados feedback e leva em conta quaisquer reclamações ou problemas para melhorar eventos futuros. Você mantém contato com os delegados e aqueles que não puderam comparecer enviando por e-mail um relatório da conferência e divulgando detalhes de futuras conferências. O coordenador da conferência também deve finalizar a receita e os custos para garantir que o evento cumpra suas metas financeiras.
