Envie aos colegas de trabalho um memorando para convidá-los a participar da reunião da próxima semana da equipe
Se você estiver contatando alguns colegas de trabalho sobre como se reunir para o almoço, um e-mail ou uma breve mensagem telefônica provavelmente é suficiente. Mas se você precisar enviar várias informações de colegas de trabalho sobre uma reunião futura, compartilhar os números de vendas mais recentes ou encaminhar alterações de políticas recentes, use um memorando de negócios padrão. Não envie para pessoas que não precisam do memorando, mas não deixe de fora um colega de trabalho que deve recebê-lo: você também pode incluir seu chefe ou outro chefe de departamento se a informação for relevante para ele.
Decida quais colegas de trabalho precisam receber o memorando e, em seguida, verifique se você tem a grafia correta de seus nomes, junto com seus títulos corretos e endereços de email. Digite essas informações na linha "Para" do seu memorando, listando os nomes e títulos um sob o outro: PARA: John Doe, Gerente de Vendas Jane Smith, Gerente de Projeto Ann Jones, Designer Gráfico
Use apenas um nome de departamento no "PARA" alinhar se você estiver enviando seu memorando para cada pessoa em um único escritório ou departamento, como segue: PARA: Todo o pessoal do departamento de vendas Somente use este formulário de endereço se você realmente pretende que o memorando vá para cada pessoa naquele departamento. Se você quiser enviá-lo apenas para membros específicos de um departamento ou filial, use o nome / formato de título individual
Coloque seu nome e título na linha "DE" do memorando, seguida pela linha "DATE" e a data do memorando. A última linha no cabeçalho é a linha "ASSUNTO": use isso para notificar os destinatários da nota exatamente o que a nota abrange. Mantenha-o curto e doce, mas específico o suficiente para que os destinatários possam compreender logo de cara o que o memorando discute. Um título vago, como "Vendas", não fornece aos destinatários muitas informações sobre o que deve ser seguido. Em vez disso, concentre sua atenção em uma frase como "Figuras de vendas da loja de departamento de março" ou "Vendedor do mês de julho".
Escreva o corpo da sua nota usando parágrafos concisos e informativos. O primeiro deve apresentar seu assunto, com parágrafos subseqüentes fornecendo a discussão. Seu parágrafo final deve resumir o tópico no memorando
Inclua no parágrafo final as instruções específicas para as ações de acompanhamento. Caso contrário, seus leitores podem ficar com um grande "e daí?" sobre por que você enviou o memorando em primeiro lugar. Se o memorando for sobre uma reunião futura, informe a hora, a data e o local da reunião e solicite sua participação. Se você precisar que eles preparem um relatório, forneçam números de vendas, ou contatem seus clientes, diga-lhes exatamente isso, junto com um cronograma dentro do qual você deseja que as ações sejam realizadas.
Revise sua nota antes de apertar o botão "enviar" . Além da revisão usual de ortografia e gramática, verifique novamente se você tem os endereços de e-mail corretos. A última coisa que você precisa é de um colega de trabalho para obter o memorando quando não foi destinado a ele.
