Um coordenador de escritório competente e agradável estimula o ambiente do escritório e mantém todos juntos.
O coordenador do escritório conecta todas as funções administrativas do escritório e executa-as com fluidez, permitindo que o escritório funcionam como uma máquina bem lubrificada. Ela serve como canal entre funcionários, superiores e clientes. Suas funções variam. Ela pode criar uma planilha complexa em um minuto e trocar o toner na próxima. Um coordenador de escritório organizado e orientado por objetivos é essencial para qualquer organização. Sem um, o influxo de papelada e ligações telefônicas levará ao caos e, em última instância, a um negócio com baixo desempenho.
Gerenciamento de documentos
O controle da documentação é uma das principais responsabilidades do coordenador do escritório. Ela é responsável por digitar uma cópia sem erros de fontes orais e escritas. Esta cópia inclui correspondência, atas e contratos. Ela também mantém um sistema de arquivamento organizado e é responsável por pesquisar e coletar dados adicionais necessários para concluir os relatórios. A revisão rápida e precisa é essencial para este trabalho porque ela lida com todas as funções administrativas, incluindo relatórios de atividade de equipe e cartões de horários.
Comunicação
O coordenador do escritório usa e-mails de alto tráfego regularmente. As mensagens que ela envia devem ser articuladas, concisas e precisas. Além disso, ela responderá e responderá a vários telefonemas. Uma atitude agradável e pessoal é necessária. E ela deve ser consistente. Ela provavelmente será a primeira pessoa com quem um cliente e / ou cliente interage. Ela não tem espaço para dias de folga com seu comportamento. Um coordenador de escritório mal-educado pode manchar qualquer negócio em potencial que uma empresa possa receber, já que pessoas de negócios competentes sabem que uma atitude ruim equivale a um mau negócio.
Escrituração
O coordenador do escritório cuida das transações financeiras. Ela pode ser responsável pelo rastreamento de contas a pagar e receber. Isso requer habilidade financeira, então ela deve ter habilidades básicas em contabilidade. Além disso, ela compra suprimentos e pode ser responsável por rastrear o valor do estoque atual de suprimentos. Se a empresa usar caixa pequena, ela pode ser responsável por reconciliar contas correntes e rastrear recibos de pequenas compras em dinheiro.
Alfabetização em Informática
É um fato bem estabelecido que o coordenador do escritório deve ter conhecimentos de informática. Ela deve ter conhecimentos especializados com processamento de texto, programas de e-mail, ferramentas de apresentação e planilhas. E como as empresas experimentam avanços tecnológicos, ela também deve avançar. Por exemplo, um coordenador de escritório que compreenda completamente um programa de escrituração contábil deve agora entender os detalhes intrincados da conexão de dados locais com dados corporativos. E-mails básicos agora podem ser usados para fins de pesquisa e ela deve prestar atenção meticulosa aos detalhes no planejamento de eventos e reuniões da empresa. Além disso, algumas empresas substituíram os blocos de notas por tablets durante a realização de reuniões. O coordenador do escritório - especialmente um com funções de secretariado - deve saber como manter-se conectado
Outros deveres atribuídos
O coordenador do escritório deve ser um humilde membro da equipe. Dependendo do negócio, ela pode ser responsável por gerenciar a equipe do escritório e retirar o lixo. Ela pode ser a tábua de salvação para um gerente estressado que acabou de experimentar um congestionamento de papel. Quando o aparelho de fax se rompe, espera-se que ela faça milagres. Se o escritório está muito frio, ela tem que aquecê-lo. Se a Internet cair, é melhor que ela esteja lá ontem. As funções do coordenador do escritório podem parecer pequenas, mas para a equipe que depende dela, ela deve passar. Em suma, ela deve ser capaz de multitarefa enquanto estiver usando um sorriso constante.
