Para pessoas que interagem diariamente com uma empresa, a recepcionista pode ser a única pessoa que vê regularmente
Uma recepcionista brinca com um pouco de tudo. Ela cumprimenta clientes, clientes e visitantes e os direciona para onde eles precisam ir. Ela responde a perguntas gerais por telefone e por e-mail, fornecendo uma resolução quando pode e encaminhando o restante para o funcionário apropriado. Ela acompanha os desenvolvimentos importantes, como chegadas de pacotes, e notifica o pessoal apropriado. Mas sua importância real transcende seus deveres específicos. Ela serve como um elo unificador na empresa e, em muitos aspectos, é o rosto humano da empresa.
Primeiras Impressões
As primeiras impressões são impulsionadores poderosos nos negócios e quando clientes ou membros do público visitam uma empresa pessoalmente a recepcionista tende a ser a primeira funcionária que encontra. Isso a torna muito importante. Sua aparência, boas maneiras, conhecimento e prestatividade refletem em toda a empresa. Uma boa recepcionista deve entender esse papel e se sentir confortável com a responsabilidade. Ela deve se esforçar para sempre projetar uma imagem positiva e fazer as pessoas se sentirem bem-vindas, mesmo durante os horários de pico ou em dias ruins.
Conhecimento abrangente
A maioria dos funcionários se concentra em seu próprio trabalho e geralmente não precisa saber o que vai em outro lugar da empresa. Uma recepcionista, no entanto, interage amplamente com as pessoas em toda a organização e geralmente tem pelo menos alguma consciência de tudo o que acontece. Este nível de informação faz dela um recurso valioso para quem precisa encontrar informações ou suporte de outra parte da empresa, mas não sabe onde procurar. A própria recepcionista leva consigo essa ampla base de conhecimento para onde quer que vá e pode continuar recorrendo a ela ao avançar em sua carreira.
Ponto único de contato
Às vezes, uma recepcionista constitui o único ponto de contato entre sua empresa e membros do público, incluindo clientes, clientes em potencial e repórteres de notícias. A maioria das pessoas geralmente não questiona as informações que ela fornece, portanto, se alguma dessas informações estiver errada, a empresa pode não ter a oportunidade de corrigi-la até que já tenha causado algum dano. Isso torna muito importante para os interesses da empresa que a recepcionista tenha boas informações para começar. Ela precisa ser atualizada, atualizada com freqüência e aconselhada claramente sobre quando verificar as informações antes de fornecê-las
Par de Mãos Extra
O dever de todos os ofícios de uma recepcionista e sua familiaridade com as diferentes partes A empresa faz com que ela seja muito valiosa como assistente para ajudar nas tarefas gerais do escritório que precisam ser executadas. Ela pode ser capaz de ajudar com o trabalho, como planejar almoços de negócios, preparar pacotes para enviar correspondência, limpar a sala de descanso, estocar a sala de suprimentos e ligar para os fornecedores para consertar máquinas ou equipamentos quebrados. Em alguns contextos, ela pode até ser capaz de ajudar os funcionários mais experientes em seu próprio trabalho, aprendendo seus trabalhos com mais profundidade e tornando-se uma boa perspectiva para uma eventual promoção.
