Seu desafio é descrever um problema real de pessoal sem exagerá-lo.
Se sua empresa é como muitas outras, provavelmente aprendeu a capitalizar sua recursos, especialmente sua equipe. Esta habilidade pode ser uma necessidade em tempos econômicos bons, mas especialmente em tentativas, quando os membros da equipe podem ser chamados para trabalhar horas extras ou desempenhar tarefas além da descrição de seu cargo. No entanto, quando as condições atingem um ponto de crise, é hora de a administração enfrentar a realidade de que uma equipe adicional é necessária. Como gerente, sua tarefa é apresentar o problema em termos reais e honestos e mostrar como a equipe adicional resolverá o problema de falta de pessoal. Se você puder justificar a necessidade de pessoal adicional de maneira razoável e persuasiva, você deve ser capaz de influenciar seus superiores no devido tempo.
Abra sua carta com uma declaração clara e concisa que resuma as condições da sua empresa, bem como sua intenção. Você pode dizer, por exemplo: “Como você sabe, a empresa ABC obteve um aumento nos clientes nos últimos seis meses. Embora essa condição prenda coisas boas para o futuro financeiro da empresa, ela também colocou uma pressão indevida sobre a equipe, o que me levou a solicitar respeitosamente a contratação de mais pessoal. ”
Descreva os problemas que a empresa encontrou por causa de sua equipe atual . Use vários exemplos oportunos que “pintam um quadro” dos problemas que seu leitor pode visualizar. As reclamações dos clientes são obrigadas a gerar atenção da alta gerência, portanto, cite-as se elas existirem. Conte com falhas documentadas, erros e oportunidades perdidas para reforçar o seu caso de pessoal adicional
Resuma as consequências a longo prazo de ter pessoal reduzido em termos reais e vívidos - mas não exagere. Você pode querer comparar a equipe atual com níveis de pessoal anteriores e mais otimizados, mas com cuidado e com diplomacia. Mantenha um tom imparcial; não invoque sarcasmo nem faça referências dramáticas, como “uma situação ridícula” ou “um acidente de trem esperando para acontecer”.
Elogie os esforços de sua equipe atual, para que não sejam vistos como a causa do problema. Em outras palavras, digamos que eles estão fazendo o melhor possível para acompanhar a demanda, mas precisam de ajuda para “atender às altas expectativas da empresa de oferecer excelente atendimento ao cliente e satisfação.”
Proponha sua solução. Se contratar um funcionário em tempo integral seria a solução ideal, diga-o. Mas se um funcionário de meio período for suficiente, não se esqueça de dizer isso também. A alta gerência irá pesar sua honestidade e credibilidade ao julgar a sua solicitação.
Antecipe quaisquer objeções à sua solicitação. Provavelmente, será dinheiro - sempre um assunto complicado de se navegar. Contra a objeção, fazendo um ponto óbvio: que, enquanto você percebe que um funcionário adicional vai custar dinheiro à empresa, a mudança resultará em ganhos maiores para a empresa e maior satisfação do cliente.
Crie um apelo emocional que garanta à alta gerência você tem os melhores interesses da empresa no coração. Por exemplo, aponte para seus anos de serviço à empresa e enfatize seu compromisso contínuo com o sucesso. Neste caso, você também pode dizer que a contratação de pessoal adicional é "crítica" ou "importante" para garantir a longevidade e o sucesso.
Expresse seu agradecimento pelo tempo e consideração do destinatário. Ofereça-se para discutir sua solicitação, bem como "quaisquer soluções alternativas" que o destinatário possa ter em mente.
Reveja e edite sua carta cuidadosamente para soletrar, gramática e especialmente tom.
Dica
- Escrever uma solicitação para mais funcionários é essencialmente o equivalente a escrever um apelo persuasivo. Você deve invocar alguma emoção, mas temperar suas palavras com realismo, para não perder a credibilidade. Com isso em mente, analise cuidadosamente suas escolhas de palavras para ter certeza de que elas descrevem seu ambiente de trabalho como ele realmente é.
