Muitos vice-secretários municipais pretendem tornar-se um funcionário da cidade.
Com a gestão eficaz das operações de uma cidade vem uma grande quantidade de tarefas administrativas e organizacionais, muitas dos quais caem nas mãos do vice-secretário da cidade. Indivíduos nesta posição desempenham predominantemente os deveres administrativos que ajudam no dia-a-dia da corte de uma cidade ou conselho da cidade. Eles normalmente trabalham sob a supervisão da secretaria municipal, cumprindo funções como responder à correspondência oficial, preparando documentos judiciais ou registrando atas das reuniões do conselho.
Cargos de trabalho
O vice-secretário da cidade presta apoio administrativo a várias pessoas incluindo juízes, o conselho da cidade, comissários, conselhos consultivos e diretor financeiro da cidade. Dependendo do cargo para o qual ela trabalha, ela pode ser responsável por preparar e distribuir vários documentos do conselho e do tribunal; gravação de reuniões e atas da cidade; e manutenção de registros e arquivos administrativos. O vice-secretário da cidade é geralmente o principal ponto de contato para o público em geral, então ela irá selecionar chamadas, visitantes e e-mail para outros funcionários, além de responder a perguntas e responder perguntas. Ela também pode supervisionar outros funcionários e assumir funções administrativas quando o secretário municipal estiver ausente
Características
Como o serviço ao cliente e as tarefas administrativas são os dois principais componentes desse trabalho, o secretário municipal deve ser um ouvinte ativo que É confortável estar perto de pessoas. Ela deve ser capaz de empregar bom senso e tomar decisões, bem como ser capaz de permanecer calmo e eficiente em situações estressantes. A pontualidade e a boa administração do tempo são essenciais, pois ela normalmente estará trabalhando dentro de uma agenda cronometrada ou em um prazo estrito.
Habilidades
Habilidades gerais em escritórios são essenciais, e um candidato a secretário municipal deve estar familiarizado com computadores e equipamentos periféricos, como impressoras e fax, além disso, ela deve ser capaz de digitar com eficiência. Boas habilidades de comunicação verbal e escrita também são importantes, e ela deve ser capaz e estar disposta a manter relações de trabalho eficazes com o público em geral e com os administradores da cidade.
Educação
A maioria dos cargos de vice-secretário são considerados só exigem um diploma do ensino médio ou equivalente. Embora raramente seja necessário, um diploma universitário pode ajudá-lo a progredir da posição de vice-secretário municipal para uma posição de supervisão mais rapidamente, além de poder oferecer ao candidato vantagem sobre a concorrência durante a contratação. A experiência anterior em trabalhar em um ambiente de escritório ou tribunal é benéfica. Alguns cargos também exigem que o vice-secretário da cidade seja - ou se torne - um notário público.
Condições de Trabalho
Durante o trabalho, o vice-secretário municipal passará bastante tempo em um ambiente de escritório, sentado atrás de um computador e executando tarefas administrativas gerais. Também se pode esperar que um funcionário responsável pela assistência em tribunais ande frequentemente de e para o tribunal, e ela também pode ser obrigada a levantar ou mover caixas pesadas de arquivos e documentos. Funcionários adjuntos da cidade trabalham em turnos de meio período e de período integral durante o dia, dependendo das necessidades do escritório da secretaria municipal.
